Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 14 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

VINTVLI VOF, handelend onder de naam Conversion Systems, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we verzamelen via onze website, onze formulieren en onze communicatie met jou.

• Maatschappelijke zetel: Schrieksebaan 53, bus 202, 3120 Tremelo
• BTW: BE1000215005
• E-mail: hello@conversionsystems.be
• Website: conversionsystems.be

Werken we voor een klant met de gegevens van diens leads of klanten? Dan zijn we verwerker en geldt wat staat onder punt 8.

2. Voor wie geldt dit

Voor bezoekers van de website, voor wie een gratis audit of gesprek aanvraagt of een formulier invult, voor klanten, en voor prospects die via onze e-mails of pagina's binnenkomen.

3. Welke gegevens we verzamelen

Gegevens die je zelf geeft

• Via het contactformulier: je naam, e-mailadres en telefoonnummer. Optioneel je bedrijfsnaam, je website of Instagram en je bericht.
• Via de Lekcheck (de quiz op /lekcheck): je voornaam, je e-mailadres, je antwoorden op de vragen, je antwoord op de open vraag als je dat invult, en of je af en toe tips per mail wil krijgen.
• Bij een aanvraag via het formulier of de Lekcheck slaan we ook op via welk kanaal je op onze site kwam (bijvoorbeeld Instagram of een zoekmachine), met welke campagne en op welke pagina je binnenkwam. Zo zien we welke kanalen klanten opleveren.
• Bij een samenwerking: bedrijfsgegevens, BTW-nummer, facturatiegegevens, betaalstatus, projectinformatie en toegang tot systemen die je met ons deelt (bijvoorbeeld je e-mailtool, website of advertentieaccount).
• In onze communicatie: e-mails, berichten en bijlagen. Opnames van online meetings maken we alleen als we dat vooraf zeggen.

Gegevens die automatisch worden verzameld

• Technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, zoals je IP-adres en browsergegevens. Onze hostingpartij Cloudflare verwerkt die.
• Anonieme bezoekstatistieken: welke pagina je bekijkt, hoe lang, via welke site of link je kwam, je land, je type apparaat en browser, hoe ver je op een pagina scrolt, op welke knoppen en uitgaande links je klikt, welke veelgestelde vragen je opent, hoe snel de pagina laadde, of je het contactformulier verstuurde, en hoe ver je in de Lekcheck kwam en welk resultaat je kreeg (nooit je antwoorden). Bij het formulier meten we alleen bij welk veld je begon, een foutmelding kreeg of afhaakte, nooit wat je typt. Dat meten we zonder cookies. We bewaren daarbij je IP-adres niet. Je krijgt een anonieme code die elke dag verandert, waardoor we je niet over meerdere dagen kunnen volgen. Staat "Niet volgen" aan in je browser, dan meten we niets.
• Gegevens over je gedrag op de site (bezochte pagina's, klikgedrag) en over advertenties waarop je klikte, voor zover dat verder gaat dan de anonieme statistieken hierboven. Dat gebeurt alleen als je daar toestemming voor geeft via de cookiebanner. Zie ons cookiebeleid.

Gegevens via derden

Soms krijgen we gegevens via een extern platform, zoals een advertentieplatform waarop je een formulier invulde, of een social mediaplatform waarop je met ons contact opnam. We gebruiken die gegevens alleen voor de doeleinden uit deze verklaring.

4. Waarvoor we je gegevens gebruiken en op welke grond

• Je aanvraag beantwoorden en een afspraak plannen. Je vraagt zelf een gratis audit of gesprek aan, wij nemen stappen op jouw verzoek. Grond: stappen op jouw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om op je vraag te antwoorden.
• Onze diensten uitvoeren en je opvolgen. Grond: uitvoering van de overeenkomst.
• Je resultaat van de Lekcheck tonen en mailen. Grond: stappen op jouw verzoek. Je voornaam, je antwoorden en je antwoord op de open vraag laten we verwerken door een AI-model op de servers van Cloudflare (Workers AI), om de eerste zin van je resultaat persoonlijker te maken. Je e-mailadres gaat niet naar het AI-model. Cloudflare gebruikt die gegevens niet om AI-modellen te trainen. Het resultaat zelf berekenen we met vaste regels, niet met AI.
• Administratie en facturatie. Grond: wettelijke verplichting.
• Opvolgmails en nieuwsbrieven. Grond: je toestemming of ons gerechtvaardigd belang. Je kan je altijd uitschrijven.
• Onze website meten met anonieme statistieken. Grond: ons gerechtvaardigd belang om te weten hoe de website gebruikt wordt en wat we kunnen verbeteren.
• Onze advertenties meten en verbeteren met extra tools. Grond: je toestemming, via de cookiebanner.

5. Hoe lang we je gegevens bewaren

• Aanvragen en leads die geen klant worden: 24 maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen we ze.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, omdat de wet dat vraagt.
• Projectgegevens van klanten: tot 3 jaar na het einde van de samenwerking.
• E-mailmarketing: tot je je uitschrijft, of na 24 maanden zonder interactie.
• Opnames van meetings: maximaal 12 maanden.
• Anonieme bezoekstatistieken: 14 maanden. Daarna verwijderen we de details en blijven alleen totalen per dag en pagina over, zonder iets wat naar jou terug te leiden is.
• Gegevens uit andere analytics en advertentietools: zie ons cookiebeleid.

6. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben:

• Cloudflare, voor de hosting van de website, het verwerken van het contactformulier en de Lekcheck, en het AI-model dat de eerste zin van je Lekcheck-resultaat schrijft.
• SwipeOne, waar we aanvragen en leads opslaan en opvolgen.
• Onze boekhouder en betaalproviders.
• Advertentie- en analyticsplatformen, zoals Google en Meta, alleen als je daar toestemming voor gaf.
• Partners naar wie we je doorverwijzen als zij beter bij je vraag passen, alleen met jouw toestemming.

Deze partijen verwerken gegevens volgens onze instructies of volgens hun eigen verplichtingen onder de GDPR. Worden gegevens buiten de Europese Unie verwerkt, dan gebeurt dat alleen met een passende waarborg: een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen, of een certificering onder het EU-US Data Privacy Framework.

7. Beveiliging

We beschermen je gegevens met beveiligde verbindingen (SSL), beperkte toegangsrechten, versleuteling en tweestapsverificatie waar dat kan, en back-ups. Geen enkel systeem is helemaal onfeilbaar, dus we kunnen absolute veiligheid niet beloven.

8. Als we voor een klant werken

Bouwen of beheren we een systeem voor een klant en komen we daarbij in contact met de gegevens van diens leads of klanten, dan is die klant verantwoordelijk voor die gegevens en zijn wij verwerker. We gebruiken die gegevens dan alleen om de opdracht uit te voeren. Waar nodig sluiten we daarvoor een verwerkersovereenkomst.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten verwijderen. Je kan de verwerking laten beperken, je gegevens in een leesbaar formaat opvragen, bezwaar maken (bijvoorbeeld tegen direct marketing) en je toestemming intrekken. Intrekken heeft geen invloed op wat daarvoor al gebeurde.

Mail ons op hello@conversionsystems.be. We antwoorden binnen een maand. Om je identiteit te controleren kunnen we je om bewijs vragen.

10. Cookies en tracking

Welke cookies we gebruiken en hoe je je keuze aanpast, lees je in ons cookiebeleid. Niet-noodzakelijke cookies en pixels laden pas na jouw toestemming.

11. Minderjarigen

Onze diensten zijn voor ondernemers en bedrijven. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Merken we dat dit toch gebeurd is, dan verwijderen we die gegevens meteen.

12. Profilering en geautomatiseerde beslissingen

We nemen geen geautomatiseerde beslissingen met juridische of ingrijpende gevolgen voor jou. Wel gebruiken we gedrag, zoals welke e-mails je opent of welke pagina's je bekijkt, om onze berichten en advertenties relevanter te maken. Voor advertenties en tracking vragen we je toestemming. De Lekcheck geeft je automatisch een advies op basis van je antwoorden. Dat advies heeft geen gevolgen voor jou: je beslist zelf wat je ermee doet.

13. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar andere websites. We zijn niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid.

14. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De laatste versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je duidelijk weten.

15. Vragen en klachten

Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens mail je naar hello@conversionsystems.be. Vind je dat we je rechten schenden, dan kan je klacht indienen bij de toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be