Algemene voorwaarden
Artikel 1. Definities
In deze algemene voorwaarden betekent:
- Conversion Systems of Dienstverlener: VINTVLI VOF, een vennootschap onder firma die diensten levert onder de handelsnaam Conversion Systems. Maatschappelijke zetel: Schrieksebaan 53, bus 202, 3120 Tremelo. BTW: BE1000215005. E-mail: hello@conversionsystems.be. Website: conversionsystems.be.
- Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die met Conversion Systems een overeenkomst sluit of een offerte aanvraagt.
- Overeenkomst: elke afspraak tussen Conversion Systems en de Klant over het leveren van diensten, inclusief maatwerk en bijkomende opdrachten.
- Diensten: alle activiteiten die Conversion Systems uitvoert, waaronder het opzetten van funnels en conversiesystemen, het maken van landingspagina's, lead magnets (audit, formulier, quiz, mini-gids), e-mailflows en automatismen, en tracking en technische setup (pixels, events, UTM's, koppelingen).
- Werkdagen: alle dagen behalve zaterdag, zondag en officiële feestdagen in België.
- Schriftelijk: per e-mail of per brief, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
- Materialen: alle werken die Conversion Systems levert of maakt, waaronder teksten, ontwerpen, structuren, strategieën, visuals, e-mailtemplates, funnels, handleidingen en video's, en aanpassingen daarvan.
- Derden: iedere andere partij dan Conversion Systems en de Klant, waaronder softwareleveranciers, hostingproviders en advertentieplatformen.
Artikel 2. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, voorstellen, diensten, overeenkomsten en facturen van Conversion Systems, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Door een offerte te aanvaarden, een bestelling te plaatsen of een samenwerking te starten, gaat de Klant akkoord met deze voorwaarden. Algemene voorwaarden van de Klant zijn uitgesloten, tenzij Conversion Systems ze schriftelijk aanvaardt.
Is een bepaling nietig of wordt ze vernietigd, dan blijven de andere bepalingen van kracht. De nietige bepaling wordt vervangen door een bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
Alle offertes en prijsoverzichten zijn vrijblijvend en geldig voor de termijn die erop staat. Staat er geen termijn op, dan zijn ze 14 dagen geldig.
Een overeenkomst komt tot stand wanneer:
- de Klant de offerte schriftelijk of digitaal aanvaardt, of
- de Klant een bestelling plaatst via e-mail, een online formulier of een ander schriftelijk kanaal, of
- Conversion Systems effectief start na een duidelijke mondelinge of schriftelijke opdrachtbevestiging.
Conversion Systems mag een opdracht weigeren, bijvoorbeeld als er geen match is qua sector, waarden of haalbaarheid. Kennelijke fouten in een offerte, zoals een typfout in een prijs, binden Conversion Systems niet.
Artikel 4. Omschrijving van de diensten en scope
De inhoud en scope van de diensten worden per Klant vastgelegd in de offerte, de orderbevestiging of de projectbeschrijving.
Een systeem bestaat in principe uit een of meer van deze onderdelen: een lead magnet, een landingspagina, een e-mailflow, en tracking en technische setup. Welke onderdelen en in welke omvang staat in de offerte.
Wat niet in de offerte staat, is niet inbegrepen. Dat geldt onder meer voor:
- advertentiebeheer en het maken van content (foto, video, teksten voor advertenties of socials),
- doorlopende opvolging en optimalisatie, tenzij afgesproken volgens artikel 8,
- copywriting of design buiten de afgesproken scope,
- extra revisierondes: het aantal revisies wordt in de offerte of werkafspraak bepaald,
- complexe integraties met interne systemen van de Klant.
Wijziging van de scope. Heeft de Klant tijdens het traject extra wensen buiten de scope, dan kan Conversion Systems die als meerwerk aanbieden. Meerwerk wordt apart begroot en pas uitgevoerd na akkoord van de Klant.
Conversion Systems streeft naar een praktisch, conversiegericht resultaat en behoudt creatieve en strategische vrijheid binnen de gemaakte afspraken.
Artikel 5. Uitvoeringstermijnen en planning
Conversion Systems streeft naar een snelle oplevering. Termijnen zijn indicatief en veronderstellen dat de Klant tijdig alle informatie en toegang aanlevert en snel feedback geeft op concepten en voorstellen.
Termijnen zijn nooit fataal, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Overschrijding van een termijn geeft de Klant geen recht op schadevergoeding of ontbinding, tenzij er sprake is van grove nalatigheid.
Levert de Klant informatie, materialen of feedback te laat aan, dan mag Conversion Systems de planning verschuiven en extra tijd aanrekenen.
Artikel 6. Verplichtingen van de Klant
De Klant is verantwoordelijk voor:
- Juiste informatie: correcte bedrijfsgegevens, relevante informatie over doelgroep, aanbod, prijzen en processen, en toegang tot tools (CRM, e-mailsoftware, advertentieaccounts, website, hosting).
- Rechtmatige inhoud: de Klant garandeert dat alle aangeleverde beelden, teksten, logo's en andere content waarop rechten rusten, rechtmatig gebruikt mogen worden. De Klant vrijwaart Conversion Systems voor alle aanspraken van derden (auteursrechten, merkenrechten, privacy en andere) over aangeleverd materiaal.
- Meewerken: tijdig reageren op voorstellen en vragen, en beslissingen nemen binnen een redelijke termijn.
Komt de Klant deze verplichtingen niet na, dan mag Conversion Systems het project tijdelijk opschorten, extra kosten aanrekenen voor extra inspanningen, en/of de overeenkomst beëindigen (zie artikel 15).
Artikel 7. Prijzen en betaling
Alle prijzen zijn in euro en exclusief BTW, tenzij anders vermeld. Conversion Systems werkt doorgaans met vaste projectprijzen of met een duidelijk omschreven offerte.
Tenzij anders overeengekomen geldt een van deze twee regelingen:
- 100% vooraf, voor de start van het traject, of
- 50% bij akkoord en 50% voor de oplevering of op een andere afgesproken mijlpaal.
Facturen zijn betaalbaar binnen 7 dagen na factuurdatum, op het rekeningnummer op de factuur.
Bij laattijdige betaling:
- is van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest verschuldigd volgens de Belgische wetgeving over betalingsachterstand bij handelstransacties,
- kunnen herinneringskosten en administratiekosten worden aangerekend,
- mag Conversion Systems de uitvoering of de toegang tot materiaal opschorten tot betaling.
Alle geleverde digitale werken blijven eigendom van Conversion Systems tot de volledige betaling is ontvangen.
Artikel 8. Abonnementen, opvolging en extra diensten
Kiest de Klant voor doorlopende opvolging of optimalisatie, dan worden de voorwaarden (looptijd, opzegtermijn, inbegrepen uren) apart vastgelegd.
Tenzij anders vermeld is de minimale looptijd 3 maanden, met een opzegtermijn van 1 maand. Niet gebruikte uren binnen een maand zijn in principe niet overdraagbaar, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 9. Revisies en oplevering
Het aantal inbegrepen revisierondes wordt vooraf afgesproken. Extra revisies worden aangerekend als meerwerk.
Een project is opgeleverd wanneer de afgesproken onderdelen zijn geleverd en de Klant ze goedkeurt, uitdrukkelijk of stilzwijgend, bijvoorbeeld door ze in gebruik te nemen.
Kleine fouten of onvolkomenheden zonder wezenlijke impact op de werking van het systeem geven de Klant geen recht om de oplevering te weigeren.
Artikel 10. Tools en software van derden
Conversion Systems gebruikt tools van derden, zoals e-mailmarketingsoftware, CRM-systemen, funnel- en landingspaginabuilders, analytics, advertentieplatformen en videohosting. De Klant kan gevraagd worden eigen licenties of accounts aan te maken en toegang daartoe te delen.
Conversion Systems is niet aansprakelijk voor storingen, fouten of wijzigingen in prijs of licentievoorwaarden van die derden. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van hun gebruiksvoorwaarden.
Artikel 11. Inspanningsverbintenis
Conversion Systems levert een conversiegericht systeem en werkt volgens best practices, ervaring en kennis van conversiepsychologie en storytelling. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen gaat het om een inspanningsverbintenis en niet om een resultaatsverbintenis:
- geen garantie op een minimaal aantal leads,
- geen garantie op omzetcijfers,
- geen garantie op ROAS of een bepaalde kost per lead.
De prestaties van het systeem hangen mee af van factoren buiten de controle van Conversion Systems, zoals de markt en concurrentie, het aanbod en de prijszetting van de Klant, de kwaliteit van de opvolging door de Klant, en advertentiebudgetten en strategie, zeker als die door derden worden beheerd.
Artikel 12. Aansprakelijkheid en vrijwaring
Conversion Systems is enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse en onmiddellijke gevolg is van een zware of opzettelijke fout die haar kan worden toegerekend.
De totale aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het bedrag dat de Klant betaalde voor de diensten waarop de schade betrekking heeft.
Conversion Systems is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving, omzetverlies, reputatieschade, verlies van data of gemiste kansen.
De Klant vrijwaart Conversion Systems voor aanspraken van derden, in het bijzonder over onrechtmatige of foutieve inhoud die de Klant aanleverde, inbreuken op intellectuele eigendomsrechten van derden, en onjuiste informatie over producten of diensten van de Klant. Conversion Systems is niet aansprakelijk voor fouten die het gevolg zijn van onvoldoende of foutieve input van de Klant.
Artikel 13. Intellectuele eigendom
Alle materialen, systemen, concepten, structuren, visuals, teksten, frameworks, e-mails, landingspaginastructuren, checklists en handleidingen die Conversion Systems ontwikkelt, blijven haar intellectuele eigendom.
Na volledige betaling krijgt de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de opgeleverde materialen te gebruiken binnen de eigen onderneming, voor de eigen producten of diensten.
De Klant mag de materialen niet verkopen, verhuren, in licentie geven of anders commercieel uitbaten ten behoeve van derden. De Klant mag de systemen of templates ook niet een op een kopiëren voor meerdere bedrijven, bijvoorbeeld als bureau, zonder uitdrukkelijke toestemming.
Conversion Systems mag algemene kennis, inzichten en niet bedrijfsspecifieke elementen blijven gebruiken in andere projecten.
Artikel 14. Privacy en gegevensverwerking
Bij het uitvoeren van de diensten kan Conversion Systems toegang krijgen tot persoonsgegevens van de Klant en van diens klanten. Conversion Systems verwerkt die volgens de privacyverklaring.
Indien nodig sluiten partijen een aparte verwerkersovereenkomst, waarin de rollen en verantwoordelijkheden rond gegevensverwerking worden vastgelegd. De Klant zorgt zelf voor naleving van de privacywetgeving (zoals de GDPR) ten aanzien van de eigen klanten en leads.
Artikel 15. Opschorting en beëindiging
Conversion Systems mag de uitvoering van de overeenkomst opschorten of onmiddellijk beëindigen wanneer:
- de Klant facturen niet (tijdig) betaalt,
- de Klant zijn verplichtingen niet nakomt,
- er sprake is van fraude, misleiding of onrechtmatige activiteiten,
- de samenwerking naar het oordeel van Conversion Systems haar reputatie kan schaden.
Beëindigt de Klant het traject voortijdig, dan zijn alle tot dan toe geleverde prestaties en gemaakte kosten verschuldigd. Vooruitbetaalde bedragen worden alleen terugbetaald volgens artikel 16.
Beëindiging ontslaat partijen niet van verplichtingen die naar hun aard doorlopen, zoals betaling, geheimhouding en intellectuele eigendom.
Artikel 16. Annulatie en no-show
Annulatie voor de start van het project:
- meer dan 2 werkdagen vooraf: terugbetaling van maximaal 70% van het reeds betaalde bedrag, als vergoeding voor gereserveerde planning en voorbereidend werk,
- minder dan 2 werkdagen vooraf: geen terugbetaling, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Verschijnt de Klant herhaaldelijk niet op belangrijke afspraken of calls, of geeft de Klant structureel geen feedback, dan mag Conversion Systems het project eenzijdig beëindigen en de reeds gemaakte uren en gereserveerde capaciteit volledig factureren.
Artikel 17. Overmacht
Overmacht is elke omstandigheid buiten de controle van Conversion Systems, zoals stroompanne, storingen bij hostingproviders, pandemieën, ziekte, brand, oorlog, stakingen, overheidsmaatregelen en uitval van softwareleveranciers.
Bij overmacht mag Conversion Systems de uitvoering opschorten, zonder schadevergoeding. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen, zonder recht op schadevergoeding.
Artikel 18. Geheimhouding
Beide partijen houden alle vertrouwelijke informatie over de andere partij geheim, zoals bedrijfsgegevens, strategie, data, niet-publieke cijfers en logins. Die plicht geldt tot 3 jaar na het einde van de samenwerking. Informatie die al publiek is of publiek wordt zonder schending van deze voorwaarden, valt hier niet onder.
Artikel 19. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op alle overeenkomsten tussen Conversion Systems en de Klant is Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn alleen de rechtbanken bevoegd van het arrondissement waar Conversion Systems gevestigd is, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.
Artikel 20. Wijzigingen
Conversion Systems mag deze voorwaarden op elk moment wijzigen. Voor lopende projecten gelden de voorwaarden zoals ze golden bij de opdracht, tenzij partijen uitdrukkelijk instemmen met de nieuwe versie. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.